En los edificios y conjuntos del país, las reglas de convivencia sostienen la vida cotidiana. Cuando se incumplen, la ley permite imponer multas, pero no a cualquier precio. Sancionar bien es más que llenar un acta: exige respetar el debido proceso, aplicar topes legales y documentar cada paso. Quien entiende esta ruta cobra mejor y evita tropiezos en los juzgados.

La Ley 675 de 2001 es la columna vertebral. Distingue entre obligaciones pecuniarias y no pecuniarias, y autoriza sanciones por el incumplimiento de estas últimas, siempre que el reglamento de propiedad horizontal lo haya previsto. La ley no deja cabos sueltos: antes de sancionar se requiere requerimiento escrito y un plazo razonable para corregir, porque en materia de convivencia la prevención también cuenta.

La norma permite tres tipos de sanción: la publicación del hecho en lugares visibles, la imposición de multas sucesivas y la restricción de uso de bienes comunes no esenciales. El adjetivo no es ornamental: los bienes esenciales —accesos, porterías, circulación, servicios básicos— no se pueden restringir en ningún caso. La experiencia muestra que muchas disputas nacen justo aquí, cuando se confunde firmeza con castigo ejemplarizante.

Los topes están claramente definidos y son ineludibles. Cada multa no puede superar dos veces el valor de las expensas necesarias mensuales del infractor, y la suma de todas las multas no puede exceder diez veces ese mismo valor. Más que un detalle contable, son el dique que preserva la proporcionalidad. Documentar fechas, reincidencia y efectos de la conducta ayuda a justificar la graduación de la sanción dentro de esos límites.

El órgano competente importa. No es el administrador quien sanciona, salvo que el reglamento lo autorice expresamente; por regla, las sanciones las impone la asamblea general o el consejo de administración cuando así se haya previsto. La decisión debe ser motivada, tomada por el órgano facultado y asentada en acta con soportes. El reglamento, por su parte, debe tipificar conductas, sanciones y duración, porque nadie puede ser sancionado por normas vacías o ambiguas.

Sin debido proceso no hay sanción válida. La Corte Constitucional ha sido insistente: aun tratándose de particulares, la garantía se traduce en notificación, oportunidad de descargos, apreciación de pruebas y decisión motivada. Un procedimiento descuidado se cae con facilidad y arrastra el cobro de la multa. La forma, en este campo, es fondo puro.

Un caso repetido es la inasistencia a la asamblea. La respuesta no es sí ni no en abstracto: se puede sancionar si el reglamento lo prevé con claridad, si se adelanta el procedimiento con oportunidad de defensa y si la graduación respeta los topes. La notificación cuidadosa —con constancias— evita discusiones estériles sobre la existencia misma del proceso sancionatorio.

Del papel a la recuperación hay un atajo legal. El artículo 48 de la Ley 675 permite que el administrador expida un certificado de deuda que, en debida forma, funciona como título ejecutivo. Ese documento abre la vía para demandar el pago de expensas, intereses y multas válidamente impuestas. Pero el atajo no es una autopista para incluir cualquier cifra: el juez puede depurar el título y excluir conceptos mal sustentados. Verificar, antes de certificar, que la sanción existe, fue bien tramitada y respeta topes es un seguro contra objeciones.

Junto a las multas conviven las expensas en mora y sus intereses. La ley prevé que, salvo decisión en contrario de la asamblea, las cuotas atrasadas causan una tasa legal basada en el interés bancario corriente. Mezclar en un mismo certificado todos los rubros sin orden suele ser la receta para el contraataque. Desglosar conceptos y periodos, con fechas de exigibilidad, facilita la defensa y acelera acuerdos.

Hay líneas rojas que no se cruzan. Convertir la sanción en humillación pública, bloquear accesos o impedir el uso de bienes esenciales vulnera la ley y hace daño a la comunidad. La firmeza no requiere espectáculo ni escarmiento; requiere método, registro y un trato que, aun ante la infracción, preserve la dignidad.

La gestión de cobranza hace la diferencia cuando combina rigor y cercanía. Un expediente sancionatorio completo, recordatorios claros y un lenguaje que abre opciones —pagar ahora, programar para el viernes, abonar y poner el resto en fecha— suele producir mejores resultados que la amenaza cruda. En propiedad horizontal, las visitas programadas, pactadas con la administración, despejan malentendidos y convierten meses de discusión en minutos de solución.

El cierre ideal mezcla lo jurídico y lo prejurídico. Mientras el proceso ejecutivo avanza cuando corresponde, la puerta del acuerdo se mantiene abierta con llamadas breves, correos esquemáticos y mensajes de WhatsApp que muestran la salida. Quien percibe orden y posibilidad decide antes. Esa es la clave en multas: sancionar con legalidad para disuadir, y cobrar con método para resolver.

Marco legal para tener a la mano: Ley 675 de 2001, en especial los artículos 59 y 60 sobre sanciones y competencia, el artículo 48 sobre el certificado del administrador como título ejecutivo y el artículo 30 relativo a intereses sobre expensas en mora. A ello se suma la jurisprudencia constitucional sobre debido proceso en actuaciones sancionatorias de particulares, que recuerda que la autoridad sin garantías no es autoridad, sino un mero gesto sin efecto perdurable.

La prescripción es un instituto del derecho civil que cumple una doble función: por un lado permite adquirir derechos (por ejemplo, la propiedad, si se posee durante cierto tiempo), y por otro extingue acciones o derechos cuando no se ejercen dentro del plazo que fija la ley. Esa doble cara está en la definición del artículo 2512 del Código Civil: prescripción adquisitiva y prescripción extintiva. La primera “gana” el derecho; la segunda “apaga” la posibilidad jurídica de exigirlo.

Cuando hablamos de cobros y deudas, la protagonista es la prescripción extintiva. En términos sencillos: si el acreedor deja pasar el tiempo sin ejercer su acción (demandar, por ejemplo), la ley le cierra esa puerta. Importa subrayar que la prescripción no borra el hecho económico (la existencia de la deuda); lo que se extingue es la acción para reclamarla judicialmente, salvo que se den causas que detengan o reinicien el conteo.

Caracteristicas de la prescripción

Un rasgo esencial —y muchas veces olvidado— es que la prescripción no opera de oficio. El Juez no puede declararla por iniciativa propia: debe invocarla la parte a quien favorece, normalmente el deudor, mediante excepción de prescripción o por vía de acción en los casos previstos. Así lo ordena el artículo 2513 del Código Civil y lo ha reiterado la jurisprudencia constitucional. En consecuencia, si nadie la alega, el proceso sigue adelante aunque el tiempo haya corrido.

También es clave entender que la prescripción sí se puede renunciar, pero sólo después de cumplida. La ley admite renuncia expresa o tácita: por ejemplo, cuando quien podía alegarla actúa como si no existiera y reconoce el derecho ajeno, o simplemente no la propone en juicio a pesar de tenerla consolidada. Todo esto está regulado en el artículo 2514 del Código Civil.

¿Por qué a veces la prescripción no corre, o por qué a veces vuelve a cero?

Porque el Código Civil distingue entre suspensión e interrupción. La suspensión detiene el conteo por situaciones especiales (incapacidad, relaciones de tutela o administración, imposibilidad absoluta, etc.), y al cesar la causa se reanuda sumando el tiempo anterior. La interrupción, en cambio, borra el tiempo transcurrido y el plazo empieza de nuevo: ocurre naturalmente cuando el deudor reconoce la obligación (de forma expresa o tácita) y civilmente cuando se presenta una demanda con los efectos legales previstos. Así lo señalan los artículos 2530 y 2539 del Código Civil.

En materia de plazos, la regla general de la Ley 791 de 2002 —que reformó el Código Civil— fijó dos horizontes: la acción ejecutiva prescribe en cinco (5) años y la acción ordinaria prescribe en diez (10) años. Además, si el acreedor deja pasar los cinco años para demandar ejecutivamente, la ejecutiva se convierte en ordinaria por otros cinco, dentro del total de diez desde que la obligación fue exigible. Todo ello está hoy en el artículo 2536 del Código Civil.

Para que la demanda produzca interrupción civil, no basta con radicarla: la regla procesal del artículo 94 del Código General del Proceso exige que el auto admisorio (o el mandamiento de pago, en ejecutivos) cumpla las notificaciones dentro de los términos allí previstos; de lo contrario, la interrupción sólo surte efecto cuando el demandado queda efectivamente notificado. La idea de fondo es clara: la justicia protege al acreedor diligente, pero también al deudor frente a demandas que duermen en el expediente.

En obligaciones periódicas, como cuotas mensuales de administración, el tiempo se cuenta desde la exigibilidad de cada cuota; por eso, en litigios de larga data, es común encontrar periodos prescritos y otros vigentes dentro de una misma relación. La estrategia jurídica se construye cuota por cuota, atendiendo sus fechas de vencimiento, eventuales reconocimientos y los actos procesales que interrumpen.

Trasladado a la Propiedad Horizontal, aparece un detalle crucial: la Ley 675 de 2001, en su artículo 48, facilitó el cobro de expensas al reconocer como título ejecutivo el certificado de deuda expedido por el administrador en las condiciones de la ley. Es decir, cuando hay ese título, el camino natural es la vía ejecutiva —con su plazo de cinco años— y, de agotarse, subsiste la ordinaria —hasta diez— bajo las reglas ya explicadas.